A Lei Geral de Proteção de Dados, representada pela sigla LGPD, disseminou rapidamente entre as corporações, principalmente com a implementação de multas anunciadas em 2021. Cada setor e departamento teve que aplicar técnicas e novos modelos de tratamento de dados por conta da lei, inclusive os escritórios de contabilidade.

A preocupação sobre como os dados pessoais são tratados e armazenados, já estava presente em alguns setores econômicos, mas não era algo cumprido por todas as empresas. Por isso, a LGPD estabelece condições e multas, caso a privacidade e direito dos consumidores e leads (pessoas com potencial de virar clientes) sejam desrespeitados.
Neste artigo, você saberá da importância e o impacto que a LGPD apresenta, além dos primeiros passos de implementação, caso a sua contabilidade ainda não esteja adequada à lei.

– O que é LGPD na contabilidade?
– Qual o impacto da LGPD para a contabilidade?
– Como implantar a LGPD no escritório de contabilidade?
– Conclusão

Ótima leitura!

 

O que é LGPD na contabilidade?

A LGPD é a Lei de Proteção de Dados Gerais que trata sobre dados pessoais e sensíveis de pessoas físicas, e determina regras para tratamento, compartilhamento e armazenamento desses dados. A lei foi criada para garantir os direitos de privacidade e liberdade das informações concedidas a organizações e órgãos públicos.
Vale lembrar que a lei n° 13.709 foi aprovada em 2018, mas no ano seguinte passou por um processo de adaptações, concretizando a lei complementar nº 13.853/19.
Por fim, entrou em vigor em 2020 e determinou um período para as empresas se adequarem à legislação, entretanto, as sanções entraram em vigência somente em agosto de 2021.

Assim como a LGPD possui o objetivo central de garantir às pessoas alternativas para ter controle sobre as suas próprias informações – como exclusão dos seus dados após concedidos – o setor de contabilidade é um dos responsáveis por cumprir esta determinação nas empresas.

Qual é o papel da contabilidade na LGPD?

A lei determina dois agentes fundamentais para cumprir com a LGPD, o controlador e o operador, o primeiro é responsável por gerar a base de dados pessoais – nome e CPF ou os dados sensíveis, por exemplo: origem racial ou étnica, ou seja, é a empresa que cria a base de dados dos seus colaboradores.

Já o operador é a contabilidade terceirizada, atuando apenas no processamento dos dados, direcionado pelo controlador (empresa contratante).

Por outro lado, se a contabilidade for um departamento contratado diretamente pela empresa no regime CLT, o seu papel passa de operador para um agente controlador de dados.

Para exemplificar uma situação real, em alguns casos, a contabilidade recebe os dados sobre jornada de colaboradores de uma determinada empresa e precisa emitir a folha de pagamento, por exemplo. A contabilidade também é responsável pelos dados, já que os recebeu e irá tratá-los.

É importante que a empresa tenha regras claras sobre esses dados e possa garantir o armazenamento seguro deles, afinal, tratam-se de dados de pessoas físicas. No caso de vazamento desses dados, a LGPD se aplica e pode punir a empresa.

Qual o impacto da LGPD para a contabilidade?

Independente se a contabilidade é terceirizada ou interna, o setor possui uma responsabilidade fundamental para a aplicabilidade da LGPD nas empresas.

Diariamente, os contadores manuseiam informações pessoais de pessoas físicas e jurídicas, compartilham com órgãos públicos e armazenam em bases de dados internas. Todas essas atividades, devem ser realizadas com atenção e dentro dos parâmetros da LGPD.

Isso acaba alterando o comportamento dos escritórios de contabilidade, com adaptações na rotina e implementação de plataformas autogerenciáveis, o que também não deixa de ser características da contabilidade 4.0.

Por último, a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados) é o órgão responsável por fiscalizar e conscientizar o cumprimento da LGPD nas empresas e órgãos públicos, responsável pelas multas de não conformidade com sanções de até 50 milhões de reais ou 2% do faturamento da organização.

Como implantar a LGPD no escritório de contabilidade?

O primeiro passo para implementar a LGPD no seu escritório de contabilidade é entender que a lei é responsabilidade de todos os contadores, portanto, a compreensão do que é permitido e o que não é, deve ser compreendido e praticado por todos.

A LGPD possui regras e condições complexas, dando origem a novos especialistas no assunto. Caso procure ajuda de profissionais para adequar-se a LGPD, fique atento à lei na íntegra e dê os primeiros passos para caminhar para se adequar à legislação.

Estude a lei

Antes de implementar qualquer metodologia, formatos, softwares e uma nova lei, é necessário entendê-lo em todos os seus campos, ou seja, saber das regras, nomenclaturas, fundamentos e conceitos, penalidades e exceções – caso tenha.

Com a LGPD não é diferente, você deve estudar sobre a legislação dos dados e acompanhar o seu desenvolvimento e atualizações, pois ainda não foram definidas todas as tramitações legais.

Saiba mais sobre a lei em: LGPD 13.709/18

Defina quem será o controlador

O papel da contabilidade percorre entre atuar como controlador (quem dará origem a base de dados) ou operador – quem apenas trata os dados já existentes.
É necessário definir quem atuará como controlador, seja a empresa ou a própria contabilidade. Lembrando que esse poder de escolha está muito ligado ao modelo de contratação (CLT ou PJ).

Essa escolha é importante, pois o controlador é quem define o destino dos dados, isso está ligado a comunicação feita no início da solicitação dos dados, onde deve ser pedido o consentimento do titular dos dados.

Por exemplo, a empresa (controlador) informa aos novos colaboradores que precisa dos seus dados pessoais para realizar o processo de contratação – tal destino é chamado como finalidade na LGPD.

Ainda dentro desse exemplo, o operador (contabilidade) não poderá utilizar tais dados para outras finalidades, a não ser operações ligadas ao processo de contratação.

Revise todos os contratos

Deve ser revisado todos os contratos, termos e aditivos por categorias, como contratos de empresas, fornecedores e prestadores de serviços, colaboradores CLT e PJ, a fim de verificar se os parâmetros da LGPD constam nos documentos.

Eleja um guardião da LGPD

A LGPD impõe que tanto a contabilidade quanto a empresa, devem ter um profissional responsável pela lei, com a finalidade de cuidar da dados e garantir que as cláusulas da LGPD sejam cumpridas.

Crie uma política de privacidade

É importante criar uma política de privacidade de dados para assegurar que as medidas de proteção e dados próprios e dos clientes estejam adequadas à lei.

Além de ter normas internas para o tratamento de casos de vazamento de dados, com procedimentos de resposta e de notificação para os incidentes, é um canal para melhorar os processos de privacidade de dados dentro da organização.

Conclusão

Neste artigo você conheceu mais sobre o que a LGPD diz para as contabilidades e o seu papel na legislação.

O que a LGPD altera na rotina de um contador e dicas para implementar a legislação na contabilidade.

Se interessou pelo assunto e gostaria de saber mais sobre o tema aplicado em outros setores, acesse o artigo LGPD no RH.

Escrito por Ícarus Ponto Eletrônico.

O Sescon GF tem um programa que auxilia a adequação de escritórios contábeis à Leei Geral de Proteção de Dados, é o LGPD Contábil. Saiba mais.