Na minha atual profissão, envio e recebo e-mails para contabilidades de todo o país todos os dias. Uma coisa que aprendi, e posso afirmar com certeza, é que a forma como o e-mail é enviado diz muito a respeito da empresa.

Muitos empresários contábeis, em plena era da contabilidade digital, não percebem a importância que o simples gesto de enviar um e-mail tem, e de como ele altera a percepção do seu cliente a respeito do escritório contábil.

Basta comparar estes dois e-mails, contabilidade@bol.com.br e fiscal@contabilidade.com.br . Qual destes endereços passam mais credibilidade?

Com certeza a segunda opção passa mais segurança a quem recebe. Além de mostrar falta de profissionalismo, com o  uso de e-mails genéricos, você deixa de divulgar o nome do seu escritório.

Mas não é somente isso, entre outras vantagens podemos citar:

Credibilidade: Ao enviar um e-mail com o domínio do seu escritório, você constrói uma reputação maior com seus clientes, porque ela demonstra seriedade, garantindo que toda a informação trocada por este canal é oficial da empresa;

Segurança: o e-mail corporativo permite que suas conversas fiquem arquivadas em servidores, o que facilita uma eventual busca por informações. Além disso, o e-mail corporativo é essencial para que o conhecimento do seu escritório não se perca quando um funcionário vai embora.

Concentrar as informações em um mesmo local é indicado porque fica mais fácil controlar o conteúdo — pois o administrador das contas poderá verificar o que está sendo enviado.

Endereços customizados: os e-mails customizados facilitam para que o cliente saiba com que setor da empresa ele está conversando, isso vale tanto para escritórios de grande porte quanto para os pequenos. Grandes contabilidades podem usar o nome e o setor antes do nome da empresa como maria.fiscal@contabilidade.com.br. Pequenas empresas podem organizar os e-mails apenas pelo setor, como fiscal@contabilidade.com.br.

Facilidade de acesso: o uso de um e-mail com domínio personalizado facilita a memorização do site da empresa e assim, quem já recebeu um e-mail tem mais chances de acessar o site;

Suporte: como o e-mail é fundamental para a comunicação da empresa, você não pode ficar sem suporte caso o seu serviço caía. Isso não ocorrerá se o serviço for personalizado;

Reputação: a internet cria uma reputação da sua empresa on-line, e o envio de e-mails com o domínio do seu escritório fará com que você cresça no posicionamento das páginas. Ou seja, as chances das suas mensagens serem descartadas diminuem, pois elas não serão consideradas vírus ou spam para outros usuários.

Dentre todas estas vantagens, o uso do e-mail corporativo ainda leva a sua marca para mais pessoas, tornando-as familiarizadas com o nome do seu escritório contábil!

*Airton Guerner – MBA em Governança de TI – ICPG, Pós Graduado em Consultoria e Implantação de Software – ICPG, Bacharel em Sistemas de Informação – Uniasselvi. Trabalha na SCI Sistemas Contábeis como coordenador do suporte ao cliente  – Escrita Fiscal. Articulista do Blog Contabilidade na TV desde 2017.

Linkedin:  www.linkedin.com/in/airton-guerner-amandio-b91444b9