Todo gestor quer ver a sua própria companhia produzindo e avançando cada vez mais na hora de lidar com novas demandas. Entretanto, é comum descobrir que uma determinada tarefa, principalmente no campo da contabilidade, teve que ser totalmente reiniciada para atender aos padrões ideais de qualidade.

O retrabalho é, portanto, uma das principais causas de atraso no cumprimento das tarefas. Pensando nisso, preparamos este post para que você conheça as causas desse fenômeno e como combatê-las com as soluções digitais da SIEG. Boa leitura!

Quais são os principais fatores que geram retrabalho?

O retrabalho ocorre por conta de falhas durante o planejamento das atividades. Esse problema é ocasionado por múltiplos fatores, como a falta de comunicação interna ou até mesmo o individualismo de determinados colaboradores.

Os gestores são diretamente responsáveis pelo planejamento das tarefas e pela alocação desses trabalhos de acordo com as características dos colaboradores. Quando a equipe está alinhada, menores se tornam as chances de que os profissionais se dediquem a atividades já iniciadas, repetindo procedimentos.

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Além disso, profissionais pouco qualificados podem realizar tarefas sem o padrão de qualidade desejado pela empresa. Assim, essas tarefas terão que ser refeitas por colaboradores mais bem preparados — o que resulta em tempo desperdiçado pela companhia como um todo, já que trabalhadores talentosos terão que ser deslocados de atividades importantes.

É importante notar, também, que as atividades contábeis envolvem a transmissão de informações aos órgãos governamentais. Nesse contexto, o retrabalho se torna ainda mais perigoso, já que afeta a agilidade com que os dados serão repassados, o que pode resultar em sanções e multas pesadas.

Por que organizar documentação em papel tende a gerar retrabalho?

Guardar toda a documentação importante em papel rende um trabalho extra para os trabalhadores. Isso porque se torna preciso registrar todos os documentos manualmente, além da necessidade de dispor de espaço físico para mantê-los por perto.

Assim, quanto maior for a quantidade de papel dentro da empresa, mais difícil se torna a consulta rápida. Isso é especialmente contraproducente na hora de repassar dados fiscais aos órgãos governamentais. Além disso, a agilidade na hora de lidar com clientes também é comprometida.

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Como se não bastasse, tudo isso ainda pode gerar retrabalho, pois um mero deslize de um colaborador que não arquiva novamente um documento após utilizá-lo ocasiona a perda daquele item — principalmente se um outro profissional precisar consultá-lo rapidamente.

Como a automatização ajuda evitá-lo?

A automatização faz parte de uma tendência maior de utilização de tecnologia de ponta para facilitar processos. É o caso do SPED, por exemplo, que facilita a entrega de informações contábeis ao governo e dispensa a necessidade de papel.

“Atualmente, toda empresa média ou grande precisa fazer e gerar o SPED”, afirma Henrique Filho, diretor de operações da SIEG Soluções Inteligentes. Ele ressalta, também, a importância de ter uma gestão eficiente dos documentos por meio da tecnologia.

“A matriz do SPED é o documento fiscal eletrônico. A escrituração fiscal nasce dele e visa atender à legislação que exige que esses documentos sejam armazenados por 5 anos”, destaca.

Não ter esses documentos, segundo Henrique, acarreta erros graves no SPED e pode gerar sanções e multas por parte da Receita Federal. Com o arquivamento otimizado dos arquivos, a consulta também é facilitada, o que evita a necessidade de retrabalho para manter tudo em ordem.

Como a SIEG pode ajudar?

As soluções da empresa, como o NF-Sieg e o Cofre, automatizam completamente o recebimento de todos os documentos fiscais eletrônicos, segundo Henrique.

Com esses programas, os documentos fiscais, tanto aqueles de entrada como de saída, são armazenados de forma automática, facilitando o cumprimento das legislações aplicáveis. Também há, segundo o diretor de operações da SIEG, “geração de relatórios e ferramentas para que os gestores realizem análises tributárias”.

Tudo isso faz com que as soluções da SIEG sejam as ferramentas mais completas do mercado, caindo nas graças de contadores de diferentes perfis. A versatilidade é outro diferencial importante, de acordo com Henrique.

“O serviço de captura de documentos fiscais é realizado com a posse do certificado digital, seja o A1 ou A3“, esclarece o diretor. “Não existe burocracia: basta realizar as configurações que são repassadas por nossa equipe”.

Além disso, a busca de documentos se torna possível com a utilização de CNPJ com certificado digital e até mesmo sem ele, dependendo do caso. Toda essa versatilidade garante que empresas de diferentes segmentos e perfis consigam adaptar as soluções da SIEG.

“Hoje, qualquer empresa no mercado pode utilizar a solução da Sieg”, esclarece Henrique. Isso engloba comerciantes em geral, indústria, além dos setores de serviços e os próprios escritórios de contabilidade.

“Estamos aptos para atender a empresas de todos os portes, uma vez que todas elas precisam de um compliance nesse sentido”, afirma Henrique, destacando a necessidade de buscar a conformidade nos processos.

O diretor de operações da SIEG ressalta que o principal objetivo da companhia é proporcionar uma gestão fiscal eficiente dos documentos. “É evidente que algumas têm mais demanda por uma simples questão de volume, mas nossa equipe está pronta para lidar com diferentes clientes”.

Quais os benefícios de contar com a SIEG?

Modernizar os modos pelos quais a empresa realiza a gestão de documentos fiscais e combater o retrabalho não são os únicos atributos essenciais da SIEG. Henrique enfatiza que a companhia facilita o acesso ao N-Services, o mais completo Datacenter do mundo.

“Tudo que existe de mais moderno em termos de gerenciamento da gestão é oferecido pela SIEG”, afirma. Esse poderio tecnológico é complementado pelo atendimento personalizado para cada empresa, desenvolvendo um relacionamento de confiança com os clientes.

De acordo com Henrique, a intenção é oferecer uma consultoria e suporte completos para o cliente. Isso envolve uma orientação completa sobre o processo de utilização da ferramenta, explicando cada funcionalidade.

“Isso faz toda a diferença. Não vendemos o sistema. Nós fornecemos o entendimento integral dos processos ao cliente e como adequar nossas soluções ao seu dia a dia”, destaca. O principal diferencial é adaptar a ferramenta à realidade do cliente, tornando aquela solução essencial para a gestão diária.

Como pudemos ver no post, as soluções da SIEG são as melhores opções do mercado para combater o retrabalho e conferir fluidez aos processos. O próprio armazenamento de arquivos XML, obrigatório por pelo menos cinco anos, é um exemplo prático de como a companhia inovou o gerenciamento fiscal.

E aí, gostou do artigo e se interessou pelos serviços da SIEG? Então, entre em contato conosco para conhecer melhor o nosso trabalho!