Quais são os procedimentos para contratar um funcionário?

O fechamento da contratação se dá com o registro do empregado com as devidas anotações nos livros, fichas ou sistemas informatizados, podendo variar de acordo com o procedimento adotado pela empresa, bem como na Carteira de trabalho e Previdência Social (CTPS) do empregado.

Destacamos que a obrigatoriedade de registro do empregado está previsto no artigo 41 da CLT:

Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.

Parágrafo único – Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, a férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.

A Portaria do MTE n° 41/2007 disciplina as informações que devem constar no registro e a anotação da CTPS dos empregados:

Art. 2º – O registro de empregados de que trata o art. 41 da CLT conterá as seguintes informações:

I – Nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;

II – número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social CTPS;

III – número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social PIS ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público PASEP;

IV – data de admissão;

V – cargo e função;

VI – remuneração;

VII – jornada de trabalho;

VIII – férias; e

IX – acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.

Parágrafo único. O registro de empregado deverá estar atualizado e obedecer à numeração sequencial por estabelecimento.

Art. 5º – O empregador anotará na CTPS do empregado, no prazo de 48 horas contadas da admissão, os seguintes dados:

I – data de admissão;

II – remuneração; e

III – condições especiais do contrato de trabalho, caso existentes.

Com base nas informações exigidas pela legislação vigente para efetivar a admissão do empregado, os documentos necessários são:

§ Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS: deverá ser solicitada ao empregado para realização das anotações devidas e devolvida no prazo de 48 horas mediante a emissão de um protocolo na entrega bem como, na devolução;

§ Certificado de reservista ou prova de alistamento no serviço militar para candidatos brasileiros do sexo masculino com idade entre 18 (dezoito) e 45 (quarenta e cinco) anos: prova de quitação com o serviço militar;

§ Certidão de Casamento e de Nascimento;

§ Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;

§ Atestado Médico Admissional: é obrigatório, devendo ser pago pelo empregador, que ficará responsável pela guarda do comprovante do custeio de todos os exames ou consultas realizadas com o empregado. Deverá ser efetuado antes do inicio das atividades;

§ Declaração de opção ou não pelo vale transporte;

§ Cadastro de Pessoa Física (CPF);

§ Cédula de Identidade (RG);

§ Título de eleitor;

§ Atestado de escolaridade

§ Se tiver filhos de até 14 (quatorze) anos de idade ou com invalidez, deverá apresentar, para recebimento do salário família:

i. Certidão de Nascimento dos filhos menores até 14 (quatorze) anos e maiores de 14 (quatorze) se incapazes;

ii. Cartão da Criança para filhos menores de 6 (seis) anos;

iii. Declaração de frequência escolar para filhos a partir dos 7 (sete) anos;

iv. Comprovação da invalidez do filho ou equiparado maior de 14 (quatorze) anos de idade deve ser verificada em exame médicopericial a cargo da previdência social ;

Ainda de acordo com o artigo 1º da Portaria MTE nº 41/2007, é proibido ao empregador, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, fazer a exigência de quaisquer documentos discriminatórios para a contratação, especialmente certidão negativa de reclamatória trabalhista, atestado de antecedentes criminais, exame de HIV, atestado ou declaração relativos à esterilização ou a estado de gravidez que poderão ser consideradas como danos morais ao trabalhador.

Toda a documentação acima mencionada também visa preencher todas as informações que serão exigidas no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – e-Social no evento S-2200 (Admissão de Trabalhador).

Os dados e documentos referentes às admissões de empregados deverão ser encaminhados com antecedência, pois a comunicação no e-Social deverá ser até o final do dia imediatamente anterior ao do início da respectiva prestação do serviço.

Não será mais possível a admissão de empregados por ocasião do fechamento da folha com data retroativa. Esse procedimento acarretará num aviso do sistema, confessando a informação do registro fora do prazo, sujeito à penalidades.

Na dúvida de como proceder com as atividades acima, entre em contato com uma empresa de assessoria trabalhista e previdenciária e realize uma consulta técnica.

Exame.com

Nos últimos dias de 2016, a Receita Federal editou três normas que padronizam o compartilhamento de informações com outros países e facilitam a identificação dos beneficiários finais de empresas. O objetivo é coibir a evasão fiscal e a lavagem de dinheiro, crime em geral ligado à corrupção.

A instrução normativa 1684, publicada no dia 30 de dezembro, disciplina a nova figura de “beneficiário final”, que foi criada em maio pelo Fisco para facilitar a responsabilização jurídica de pessoas físicas por crimes cometidos com o uso do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) de corporações e empresas.

A partir do primeiro dia deste ano, os novos CNPJs devem identificar quem é beneficiário real dos negócios da empresa, mesmo que este se encontre fora do país. Para as pessoas jurídicas já existentes, o prazo para prestar a informação é até 31 de dezembro de 2018.

Segundo a Receita, a nova regra foi criada a partir de estudos da Estratégia Nacional de Combate à Corrupção e à Lavagem de Dinheiro (ENCCLA), que constataram a dificuldade de autoridades policiais e judiciais em identificar os controladores efetivos das empresas.

Para Alexandre Naoki, professor de direito tributário da Universidade de São Paulo em Ribeiro Preto, a medida adequa o Brasil às práticas que vem sendo implementadas no resto do mundo, não só em termos de combate à corrupção, mas também para desencorajar o uso de paraísos fiscais como meio de ocultar os verdadeiros donos de recursos obtidos de forma ilícita.

“Muitas pessoas físicas acabam se escondendo utilizando de várias pessoas jurídicas sucessivas. Você constitui uma sociedade, que constitui uma outra sociedade, e assim por diante, o que acaba dificultando muito o trabalho do Fisco no sentido de identificar o beneficiário final”, disse Naoki à Agência Brasil.

“A identificação no fundo já é uma prática corriqueira, mas que talvez demorasse por muito mais tempo. Agora será mais rápido”, ressaltou o advogado.

Colaboração internacional

Já as instruções normativas 1680 e 1681, ambas publicadas no último dia 29, facilitam o compartilhamento de informações da Receita com outros países.

A primeira norma cria no Brasil um Padrão de Declaração Comum (CRS, na sigal em inglês) para o intercâmbio de informações, conforme definido em acordos internacionais. Para isso, foram estabelecidos os instrumentos e parâmetros para a coleta e fornecimento automático dos dados por parte das instituições financeiras.

O Brasil passará também a apresentar todos os anos uma Declaração de País a País (DPP), com informações sobre as empresas integrantes de grupos multinacionais cujo controlador final seja residente no Brasil.

A declaração trará dados como as jurisdições nas quais o grupo opera, a localização de suas atividades, a alocação global de renda, os impostos pagos e devidos, entre outros. Além disso, terão que ser identificadas todas as empresas integrantes do grupo e as atividades econômicas que desempenham.

“Pessoas físicas e jurídicas de outros países que movimentam suas contas aqui no Brasil, os bancos marcarão esse correntistas”, explicou o subsecretário de fiscalização substituto da Receita Federal, Francisco Assis de Oliveira Júnior. “[Os correntistas] Serão identificados como residentes de outros países, e essas informações estarão disponíveis para os países de origem”, destacou ele.

Segundo a Receita, com a medida o Brasil passará também a ter, devido a acordos de reciprocidade, acesso mais amplo a informações sobre brasileiros que movimentam recursos em contas no exterior.

Fenacon Notícias